HR-asiantuntijoiden matkalippuja muutosviestintään

HENRY Henkilöstöasiantuntijoiden ryhmä vietti kesäpäiviä 6.9.2019 Mikkelissä Esedulla.
Näiltä kokeneilta henkilöstöasiantuntijoilta pyydettiin "junalippua muutokseen":
Kerro, mikä on Sinun viestinnän kultainen käskysi?


Ohessa heiltä 31 junalippua muutokseen!

Huomioita viestinnästä - BM Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, Joensuu

26.9.2019 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, palvelujohtaja Soile Röppänen

 

Palkeet

Palkeet on perustettu vuonna 2010 palvelemaan keskitetysti valtion talous- ja henkilöstöhallintoa tarkoituksenaan tuoda 40 prosentin säästöt kyseiselle sektorille.

Asiakkaana on koko valtionhallinto. Palkeiden palveluita ovat talouspalvelut, henkilöstöpalvelut, asiantuntijapalvelut sekä tuki- ja ylläpitopalvelut. Työntekijöitä on 663, toimipisteitä on viisi.

 

Työntekijöistä 40 prosentilla on korkeakoulututkinto. Soile Röppänen korosti korkeakoulututkinnon tarvetta työn muutoksella, joka talous- ja henkilöstöpalveluissa on kymmenessä vuodessa tapahtunut: rutiinitekemistä on automatisoitua ja jokainen työntekijä on myös oman työnsä kehittäjä. Yhtiön strategiassa tärkeitä asioita ovat yhteistyö, uusiutuminen ja aikaansaavuus. 

 

Ohjelmistorobottien hyödyntäminen

Esiteltyään meille Palkeita yrityksenä Soile Röppänen kertoi meille Palkeiden digitalisointiprosessista, joka on ollut meneillään yrityksen aloittamisesta alkaen ja jatkuu edelleen. Liikkeelle yrityksessä lähdettiin Robot Process Automatisationista eli kiinnostuttiin ohjelmistorobottien hyödyntämisestä. Yrityksessä todettiin, että robotteja voi hyödyntää massan käsittelyssä ja automatisoinnissa, kun käsiteltävä data on säännönmukaista, kuten Palkeissa juuri on.

 

Tänä päivänä 60 henkilötyövuotta on siirretty roboteille, joiden ratkaisuasteet alkavat lähestyä 100 prosenttia. Ihmistyövoimaa siis vielä tarvitaan selvittämään robottien käsittelyn jälkeen jääviä virheilmoituksia, mutta monet rutiininomaisista taulukoiden käsittelyistä ja tietojen käsin tehtävistä siirroista on siirretty roboteille.

 

Työn murros ja muutosviestintä

Koska muutosviestintä oli meidän vierailumme tärkein tutustumiskohde, Soile Röppänen kuvasi työn murrokseen liittyvää viestintää ja prosessia. Yrityksessä on pidetty tärkeänä, että asioista on tiedotettu mahdollisimman laajasti. Kehittämisen aikana työtilat on pidetty avoimina, materiaalit ovat vapaasti saatavilla, henkilöstö on saanut itse esittää automatisoinnin kohteita ja kehittäjät on nostettu talon sisältä halukkaista.

 

Robotit on käsitelty yhtenä järjestelmistä, ei ole haluttu nostattaa ns. robottihypetystä. Palvelujen automatisointi välittyy myös asiakkaalle nopeana ja tasalaatuisena palveluna. Henkilökunnan työ on muuttunut haasteellisemmaksi, koska rutiiniluonteisen työn sijaan henkilöstö ratkoo robottien virheilmoituksia ja kehittää ratkaisuja uusiin haasteisiin.

 

Miten ihminen toimii muutoksessa

Muutosprosessissa on hyödynnetty mm. Filosofian akatemian luentosarjaa siitä miten ihminen toimii muutoksessa. Palkeissa on todettu, että muutos tapahtuu mielessä – ihminen itse tekee työn muutoksessa. Keskustelemalla on pyritty henkilöstöä virittämään henkisesti muutosvalmiuteen. Myös esimiehille on pyritty luomaan valmiuksia kohdata henkilöstön pelot. 

Soile Röppänen totesi, että varhaiset omaksujat menevät menojaan, joten kannattaa löytää nopeasti innostuvat ja keskittyä heihin sekä sitouttaa mukana tulevat. Aina jää niitä, jotka eivät muutu. 

 

Henkilöstöä on kannustettu kokeilemaan, mutta tavoitteellisesti eli tekemistä on pitänyt arvioida ja raportoida.  Esimerkiksi intrassa on kampanjan avulla kutsuttu henkilöstöä kertomaan, mitä vielä voitaisiin automatisoida. 

 

Laatutyön osalta on katsottu, että automatisoinnissa on tärkeää, että prosessit on hyvin kuvattu. Talossa on laatukäsikirja, jonka jokainen uusi työntekijä lukee ja joka on oikeasti käytössä ja jota päivitetään. Esimiesten tulostavoitteissa on laatukäsikirjan käyminen vuosittain läpi. 

 

Uudistuvassa työssä esimies ei voi olla jarru – työntekijät pitää päästää muihin tehtäviin, jos heistä olisi siellä enemmän hyötyä. Palkeissa on kuvattu muutosprosessi ja sen rinnalle on työstetty tukimateriaalia ja työkaluja kaikkiin prosessin vaiheisiin. Osaamisen kehittämisen toimintamalli kehitetty osaksi muuta laatujärjestelmää.

 

Soile Röppäsen teesit muutokseen

• Karsikaa pois kaikki muu paitsi olennainen
• Keskittykää niihin asioihin, jotka ovat yhteisen edun mukaisia
• Tavoitteellinen tekeminen
• Avoimuus
• Varatkaa keskustelulle aikaa. Pohtikaa mistä pitää keskustella, keskitytäänkö ratkaisuihin, millä tavalla ratkaisuja voidaan tehdä, millä termeillä puhutaan
   
  BM-käynnillä koulutuspäälliköt Marja Teräväinen ja Jarmo Pohjolainen